Uppgifter (grundläggande): Skapa uppgifter och att-göra

Vår funktion Uppgifter hjälper dig att hantera dina uppgifter så att alla - inklusive du själv - håller sig på rätt spår, vilket är avgörande för alla skattebyråer. Med Tasks vet du inte bara vad som står på tur på din agenda utan också vad som hanteras av resten av ditt team. Dessutom kan du automatisera uppgifter i pipelines; på så sätt genereras de automatiskt exakt när du behöver dem.

Täckt här:

• Skapa uppgifter
  • Skapa en fristående uppgift
  • Skapa en uppgift för flera klienter
  • Lägga till detaljer i en uppgift
  • Skapa en uppgift från ett e-postmeddelande
  • Automatisera uppgifter i pipelines
• Skapa underuppgifter
• Lägga till filer till uppgifter
• Skapa återkommande uppgifter

Webinar - Workflow automatisering: Optimera dina interna processer! Tisdag, kl. 13.00 EST. Registrera dig här

Skapa uppgifter

På TaxDome ser vi uppgifter som steg som du måste ta för att slutföra ett jobb. Ett jobb kan innebära en mängd olika uppgifter för både ditt team och kunden - meddelanden, fakturor, tidrapporter, förslag och så vidare. Läs mer om skillnaden mellan våra funktioner Pipelines, Jobb och Uppgifter.

Eftersom det finns så många rörliga delar i en skattepraktik har vi utformat ett system där du kan automatisera uppgifter i dina pipelines. På så sätt genereras uppgifterna automatiskt när ett jobb rör sig från steg till steg inom en pipeline. Och om du vill skapa en uppgift manuellt kan du också länka den till ett specifikt jobb. Det finns massor av flexibilitet!

Uppgifter kan skapas av en företagsägare, administratör eller annan anställd som har fått tillgång till kontot eller tillträdesrättigheter för att se alla kont on.

Du kan skapa uppgifter på flera olika sätt:

• Skapa en fristående uppgift
• Skapa en uppgift för flera klienter
• Lägga till detaljer i en uppgift
• Skapa en uppgift från ett e-postmeddelande
• Automatisera uppgifter i pipelines

Skapa en fristående uppgift

Följ dessa steg för att skapa en enskild uppgift:

1. Klicka på knappen NEW längst upp till vänster och välj sedan Task i rullgardinsmenyn.

2. Ange namnet på uppgiften i det obligatoriska fältet.

3. Nu är det klart! Klicka på knappen Create task.

Skapa en uppgift för flera klienter

Om du behöver skapa samma uppgift för flera olika kunder kan du använda vår bulkfunktion:

1. Gå till Klienter > Konton, markera kryssrutorna bredvid klientkontona, klicka sedan på Fler åtgärder och välj Skapa uppgift i rullgardinsmenyn.

2. Ange namnet på uppgiften (t.ex. Förbered 1040) i det obligatoriska fältet.

3. Nu är det klart! Klicka på knappen Create task.

Lägga till detaljer i en uppgift

Lägg till mer information om uppgiften om det behövs. Du kan...

1. Konto(n). Lägg till ett klientkonto eller lämna fältet Klient tomt om uppgiften inte gäller en viss klient.

2. Jobb. Om du bara har valt ett konto i föregående steg kan du välja ett jobb som du vill koppla uppgiften till. En uppgift kan endast kopplas till ett jobb.

3. Mall. Fyll i uppgiften med en av dina tidigare sparade mallar. Klicka på listan Template för att välja en mall (läs mer om uppgiftsmallar här).

4. Tilldelad(e). Tilldela uppgiften till en eller flera teammedlemmar om projektet kräver fler än en. När du tilldelar en uppgift blir den automatiskt synlig för de tilldelade teammedlemmarna. Läs mer om mottagare i artikeln.

5. Prioritet. Välj prioriteringsnivå: LOW (låg), HIGH (hög), MEDIUM (medel) eller URGENT (brådskande). Standardprioriteten är MEDIUM.

6. Uppgiftens namn. Det här fältet måste fyllas i och det kommer att vara det namn som visas i uppgiftslistan och i jobbet.

7. Status. Statusar hjälper dig att hålla reda på i vilket skede en uppgift befinner sig. När uppgiften är slutförd kan du eller den tilldelade teammedlemmen ändra statusen status till FULLFÖLJD.

8. Beskrivning. Använd beskrivningen för att dokumentera aktuella framsteg eller öppna objekt. På så sätt kan du när du öppnar uppgiftslistan se vilken form uppgifterna är i. Du kan använda textformatering, emoji, punktlistor, numrerade listor och infoga länkar. Du kan också nämna dina teammedlemmar så att de får ett meddelande om uppgiften utan att du behöver tilldela dem den.

9. Taggar. Dessa hjälper dig att kategorisera och sortera dina uppgifter. Mer information finns i Använda konto- och uppgiftstaggar.

10. Startdatum, förfallodag. Att ange datum är valfritt men kan vara ett bra verktyg för tidshantering. Du får en påminnelse via e-post tre dagar före uppgiftens förfallodag. Och du kan se vilka uppgifter som är försenade genom utropstecknet bredvid deras namn i uppgiftslistan.

11. Upprepa. Låt din uppgift upprepas automatiskt (du kan se hur du gör här). Skapa till exempel en "Glöm inte att betala elräkningen!"-uppgift för dig själv. Du kan fortfarande ställa in en uppgift så att den återkommer varje månad, men du får ut ännu mer av att införliva uppgifter i jobb (se Automatisera uppgifter i pipelines).

12. Länka anteckningar från kontot. Länka kontouppgifter som kan hjälpa dina lagkamrater att slutföra uppgiften. När anteckningen är länkad kan du se den under Kontoanteckningar. (mer information finns i artikeln).

13. Bifoga dokument. Din uppgift kan innehålla dokument som du eller andra teammedlemmar behöver arbeta med (mer information nedan).

14. Deluppgifter. Din uppgift kan innehålla mindre deluppgifter (mer information nedan).

15. Kommentarer. Skriv användbara påminnelser om uppgiften. När det inte längre är relevant tar du bort det.

Skapa en uppgift från ett e-postmeddelande

Det kan hända att du vill skapa en uppgift från ett e-postmeddelande som du har fått från en kund. Detta görs enkelt från ditt Inbox+ meddelandecenter. Så här gör du:

1. Från sidan Inbox+ sidan klickar du på e-postaviseringsfältet för att expandera det och klickar sedan på länken Skapa uppgift. Om e-postadressen är kopplad till flera konton kan du välja det konto du vill ha.

2. Sidan Create task öppnas. Fälten kommer redan att vara ifyllda från kundens e-post:

• Klient: den klient som har skickat e-postmeddelandet.
• Uppgiftens namn: e-postmeddelandets ämnesrad.
• Beskrivning: e-postmeddelandets brödtext.

3. Klicka på knappen Skapa uppgift för att spara uppgiften. När uppgiften har skapats flyttas meddelandet automatiskt till fliken Arkiverat på Inbox+.

Automatisera uppgifter i en pipeline

Om du vill veta hur du automatiserar uppgifter i pipelines kan du gå hit på sidan Uppgifter i jobb.

Skapa underuppgifter

En uppgift kan ha underuppgifter. Dessa ser ut som checklistor över saker att göra. Dina deluppgifter måste utföras för att den övergripande uppgiften ska kunna slutföras. Du lägger till underuppgifter när du skapar eller redigerar en uppgift.

1. När du aktiverar växlingsknappen Subtasks visas en kryssruta med ett fält för en att-göra-uppgift. Fyll i namnet på underuppgiften eller arbetsuppgiften.

2. Klicka på Lägg till underuppgift för att skapa fler objekt på checklistan.

3. Klicka på CREATE TASK eller SAVE för att behålla ändringarna.

När en deluppgift är slutförd kan du kryssa i rutan bredvid den.

Du ser antalet slutförda deluppgifter och det totala antalet återstående deluppgifter i kolumnenDELUPPGIFTER i uppgiftslistan.

Lägga till filer till uppgifter

Du behöver en mapp med åtkomstnivån privat för att kunna bifoga filer till en uppgift för en specifik kund (du kan inte göra det för mer än en kund åt gången).

• Om du vill bifoga filer från skrivbordet klickar du på BIFOGA DOKUMENT, väljer Från min dator och letar sedan upp de filer som du vill ladda upp. Du kan ladda upp PDF-filer, Word-filer, Excel-filer eller bilder. För mer information, gå hit. Filerna som bifogas till uppgifter sparas i den valda mappen under fliken Dokument i underfliken Privat .
• För att bifoga filer från TaxDome, klicka på ATTACH DOCUMENTS, välj From TaxDome, klicka sedan på mappen och välj filerna. Du kan lägga till alla filer som redan har laddats upp till TaxDome.

Skapa återkommande uppgifter

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online hubb för
där du kan se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Återkommande arbetsuppgifter är sådana som du utför regelbundet: Till exempel att ringa ett samtal till en kund en gång i veckan, kontrollera posten var tredje dag, förbereda vissa skatteformulär varje år.

När du skapar en återkommande uppgift kopieras följande attribut från den första uppgiften:

• Namnet på klienten
• Namnet på uppgiften
• Beskrivning av uppgiften
• Uppgiftens taggar
• Uppdragets historia
• De som tilldelats uppgiften
• Deluppgifterna (med alla kryssrutor avmarkerade)
• Repetitionsschema (antal valda repetitioner minus en)

Obs! Statuskommentarer och bilagor kopieras inte från den första uppgiften.

För att skapa en återkommande uppgift följer du samma steg som när du skapar en uppgift, men aktiverar växeln Upprepa. Då kan du skapa ett uppgiftsschema.

1. Välj hur ofta du vill att uppgiften ska upprepas. Som standard upprepas en uppgift en gång i veckan. Den kan upprepas varje x antal dagar, veckor, månader eller år.

2. Bestäm när du vill att uppgiften ska upphöra. Du kan välja ett visst datum eller det antal gånger som du vill att den ska återkomma.

När du har skapat en återkommande uppgift ser du start- och förfallodatum för den och hur många som finns i din kö.

Du kan också se vilka uppgifter som kommer att återkomma genom klocksymbolen bredvid namnen i uppgiftslistan.

Observera! Starttiderna för återkommande uppgifter påverkas av din tidszonsinställning.