Exempel på automatisering (grundläggande): Skicka e-post

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Du kan få dina e-postmeddelanden skapade och skickade automatiskt. Varje e-postmeddelande kommer att vara personligt och innehålla alla nödvändiga uppgifter, även om de är olika för varje kund. För att automatiseringen ska bli magisk ställer du in automatiseringen Skicka e-post för varje steg när du behöver skicka e-postmeddelanden.

Täckt här:

• Ställ in automatiseringar för att skicka e-post
• Länka e-postbilagor till ett jobb
• Anpassa automatiserade e-postmeddelanden

Ställ in automatiseringar för att skicka e-post

När det gäller automatiserade e-postmeddelanden går processen vanligtvis till på följande sätt:

1. If you want your emails to be sent automatically, you need a template for each of them. If you don't have one, you can create one by clicking New template when you add the automation. Make sure to use shortcodes in templates to personalize it. 

2. I allmänhet kanske du inte vill ha ett separat steg i din pipeline för att skicka e-post. Istället kan du lägga till automatiseringen Skicka e-post till de olika stegen, till:

• Berätta vad du förväntar dig av dina kunder i varje steg av processen, t.ex. att be dem ladda upp dokument, markera kunduppgifter som slutförda och fylla i organiseringsformuläret.
• Informera dina kunder om vad som händer , t.ex. när du har fått deras dokument eller när deras retur är klar.

När jobbet går in i detta skede skickas e-postmeddelandet automatiskt till alla kontakter som är kopplade till kundkontot.

Observera! För automatiseringen Skicka e-post, spelar det ingen roll om växeln Automove jobs för steget är påslagen. Automatiseringen utlöses automatiskt och kräver ingen åtgärd från vare sig kunden eller företaget för att slutföras. Inga element är heller kopplade till jobbet när automatiseringen utlöses.

Länka e-postbilagor till ett jobb

Du kan inte länka e-postmeddelanden till jobb, men du kan länka klienters e-postbilagor. Följ dessa steg:

1. Öppna e-postmeddelandet med den bifogade filen och klicka på länken Spara till TaxDome till höger.
2. Redigera filnamnet och beskrivningen (valfritt) och klicka på Ladda upp. Filen sparas i mappen Klientens uppladdade dokument.
3. Öppna jobbkortet antingen från Kanban-vyn, kalendern eller från Jobblistan .
4. Länka dokumentet till det: Klicka på +Länk högst upp, välj Dokument, klicka på mappen Klientuppladdade dokument och välj de filer du vill ha, klicka sedan på Länk.

Nu kan dina teammedlemmar enkelt få tillgång till de dokument som behövs direkt i jobbkortet.

Tips! Aktivera funktionen Spara bilagor automatiskt för att hoppa över de två första stegen och låta dokumenten sparas automatiskt.

Anpassa automatiserade e-postmeddelanden

Du kan använda alla anpassade data för att anpassa dina automatiserade e-postmeddelanden och lägga till en personlig touch. Så här gör du:

1. Se till att dina kundkonton och kontakter har all nödvändig information i de anpassade fälten. Det kan vara ännu mer användbart att lägga till allt du behöver när du importerar konton.
2. Add shortcodes to the email template and use it for the automation described above.

Once the email is automatically sent, shortcodes in the email title and/or body field are replaced with the custom fields data, such as first name and last name, estimated tax payment, company info or a specific date.