CRM (Grundläggande): Kundkontoprofiler

TaxDome kan du enkelt hantera dina kunders personliga information. Med en snabb blick kan du se allt du behöver veta om ett klientkonto på en enda välorganiserad sida. Dessutom kan du enkelt redigera din kunds personliga information.

Täckt här:

Åtkomst till kontoinformation

Åtkomst till en kunds profil är tillgänglig för företagets ägare, administratör och alla anställda som är tilldelade att arbeta med den kundens konto eller som har fått åtkomsträttigheter för att se alla konton.

För att komma åt en kunds profil klickar du på sökikonen längst upp i det vänstra sidofältet och skriver sedan in kundens namn eller en del av e-postadressen i sökfältet.

Du kan också komma åt ett konto genom att navigera till Kunder i det vänstra sidofältet och sedan klicka på kundens namn i listan.

Du vet alltid vems kundprofil du befinner dig i eftersom du ser dennes foto och kontonamn till vänster i menyfältet.

På fliken Översikt hittar du allt du behöver veta om klientkontot på en enda sida med information organiserad efter kategori.

Här kan du se allt detta (med möjlighet attVisa allt för att se ännu mer i varje avsnitt):

  • Dokument: de fem senaste dokumenten som kunden har laddat upp. Alla osedda dokument får automatiskt en Ny-tagg , så att du alltid kan se vilka dokument som du eller en företagsmedlem ännu inte har sett.
  • Uppgifter: fem senaste uppgifter som är planerade och/eller pågående för kunden
  • Email: the client’s five latest emails and their status
  • Jobb: de aktuella jobben för kontot, pipelines som kundens jobb befinner sig i och vilka stadier de befinner sig i
  • Chattar: de senaste meddelandena som skickats till kunden och vem som svarat och när
  • Obetalda fakturor: kundens obetalda fakturor och huruvida de kan betalas med befintlig kredit
  • Godkännanden: de senaste dokumenten som kräver kundens godkännande och underskrift
  • Underskrifter: de dokument som skickats till kunden för att undertecknas och de som fortfarande behöver undertecknas
  • Organizers: five latest organizers sent to the client and their status
  • Inloggningsaktivitet: när kunden senast loggade in
  • Anteckningar: fem senaste anteckningar som sparats för kunden
  • Tidsregistrering: de fem senaste tidsregistreringarna för kunden
  • Proposals & ELs: fem sista förslag eller uppdragsbrev som skickats till kunden

Konto- och kontaktuppgifter 

Varje klientkonto på TaxDome ska vara kopplat till en eller flera kontakter. En del av informationen för ett klientkonto hänvisar till själva kontot, medan annan information hänvisar till dess kontakter. 

På fliken Info i kundens profil kan du komma åt och redigera både information om kontot och dess länkade kontakter.

Avsnitt om kontouppgifter

I avsnittet Kontodetaljer kan du granska och redigera kontodata: kontonamn, typ, foto, använda taggar, teammedlemmar som ansvarar för att arbeta med detta konto osv. 

Nedan finns detaljerade beskrivningar för varje numrerat fält:

1. Namn på konto. Konton är de enheter som du arbetar för och fakturerar. De kan ställas in manuellt eller genereras automatiskt. (Mer information om kontonamn.)

2. Profilfoto för konto. Det foto som antingen kunden eller företaget laddar upp till profilen.

3. Typ av konto. Det finns tre kontotyper på TaxDome: Individ, Företag och Övrigt. Om din kund är ett företag väljer du Företag. Om det är en person eller en familj kan du välja Individ. Läs mer om kontotyper.

4. Taggar. Används för att kategorisera konton. (Mer information om taggar.)

5. Medlemmar i teamet. Din personal som har åtkomst till klientkontot. (Mer information om kontoåtkomst.)

6. Account custom fields. If you have created and filled out custom fields for the account, they’re displayed here. You also can check the history of changes by clicking the corresponding link. (More on custom CRM fields.)

7. Relaterade konton. Här hittar du alla konton med delade kontakter. Mer om relaterade konton.

8. QuickBooks connection. QuickBooks sync status of the account. By default, only accounts with invoices or payments are synced. (More on account sync options.)

Avsnittet Kontakter

I avsnittet Kontakter kan du granska och redigera data om kontakter (e-postmeddelanden) som är kopplade till det aktuella kontot: hantera portalåtkomst, avisering, e-postsynkronisering och signaturinställningar. Du kan också ta bort och länka kontakter. Om du vill redigera kontaktens e-postadress eller andra uppgifter klickar du på kontaktens namn i listan.

Nedan ser du beskrivningarna för varje numrerat fält:

1. Länkad kontakt. Namnen på alla kontakter visas i alfabetisk ordning.

2. Beskrivning av den länkade kontakten. Beskrivningen kan anges genom att klicka på länken 3. Redigera beskrivning. Den är endast giltig för det aktuella kontot, så om en kontakt är länkad till flera konton kan beskrivningarna vara olika för varje konto (t.ex. primär kontakt för familjekontot och VD för företagskontot).

4. Ytterligare e-postadress. Andra e-postadresser för kontakten kan läggas till som ett anpassat kontaktfält. Alla fält för e-postkontakter visas här. 

5. LOGGA IN. Du kan ge åtkomst till portalen för varje e-postadress som läggs till i en kontakt. Om användaren redan har fått en inbjudan att använda klientportalen, men inte har accepterat inbjudan, kan du skicka den igen genom att klicka på länken 9. Skicka inbjudan .

6. MEDDELA. För varje e-postadress som läggs till en kontakt kan du bestämma om de ska få meddelanden om systemhändelser (t.ex. ett nytt meddelande eller en skickad organisatör). För varje e-postadress kan du justera aviseringstyperna genom att klicka på länken 10. Inställningar för notifieringar .

7. EMAIL SYNC. För varje e-postadress som läggs till en kontakt kan du bestämma om du vill ta emot e-postmeddelanden och svara på dem från TaxDome.

8. Undertecknarens prioritet. Detta alternativ används med signaturmallar. Det bestämmer standardordningen för undertecknare. Så här ställer du in undertecknarprioritet. 

11. Inaktivera firmateckningsrätt. Detta alternativ används när du skickar offerter och återkommande fakturor till dina kunder. Som standard anses offerten vara signerad när alla kontakter med inloggningsbehörighet signerar den. Aktiverad firmateckningsrätt gör det också möjligt att signera återkommande fakturor. Du kan dock inaktivera firmateckningsrätten för vilken e-postadress som helst.

12. Ta bort länk. Om du inte vill att kontakten ska vara kopplad till kontot kan du ta bort kopplingen. Observera att varje konto ska ha minst en kontakt länkad, så du kommer inte att kunna ta bort länken till den sista kontakten.

En del av informationen för ett kundkonto avser själva kontot medan annan information avser dess kontakter:

  • Namnet på klientkontot (dvs. namnet på företaget, organisationen eller individen), foton lagras inom deras konto.
  • En kunds personliga uppgifter - t.ex. e-postadress, telefonnummer, gatuadress - lagras i deras kontakt. För att ändra denna information måste du redigera kontakten.
  • För varje e-postadress som läggs till i en kontakt kan du ge den person som e-postadressen tillhör åtkomst till portalen, aktivera e-postsynkronisering och registrera dem för aviseringar. Mer information om att aktivera växlingarna.
  • There are custom CRM fields in your accounts that are different from the custom CRM fields in your contacts. For instance, if you work with different organizations, you may want to store addresses and other details about them inside their account.

Redigera kontouppgifter 

En företagsägare, administratör eller en anställd som har fått åtkomsträttigheter för att hantera kont on kan redigera ett kontos uppgifter. 

Gå till fliken Info i klientens profil och klicka sedan på Redigera till höger om Kontouppgifter. 

Härifrån kan du:

  • Ändra kontotyp
  • Ändra kontonamn
  • Tilldela/ta bort taggar till kontot
  • Lägga till/ta bort teammedlemmar som har tillgång till kontot
  • Redigera företagets adress
  • Fyll i de anpassade fälten för kontot
  • Redigera kontakter som är kopplade till ett konto: länka och ta bort länkar, lägg till nya kontakter, redigera kontaktuppgifter, ändra portalåtkomst, aviseringar och synkroniseringsalternativ för kontaktmejl

Har detta besvarat din fråga? Tack för feedbacken Det uppstod ett problem när du skickade in din feedback. Vänligen försök igen senare.

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss

Relaterade artiklar