Dokument (grundläggande): Ladda upp manuellt eller automatiskt
Det finns massor av alternativ för att ladda upp dokument till TaxDome: Dra och släpp dem, använd en zip-fil som automatiskt packas upp - och mycket mer.
Dokument kan laddas upp av en företagsägare, administratör eller någon annan teammedlem som har åtkomsträttigheter till kontot eller hantera dokument. Läs vidare för att upptäcka alla dina uppladdningsalternativ.
Täckt här:
- Så här laddar du upp dokument
- Åtkomstnivåer och synlighet för dokument
- Ladda upp mappar
- Ladda upp zip-filer
- Vad kunderna ser när du skickar dokument till dem
Så här laddar du upp dokument
Det finns många sätt att ladda upp, välj det som fungerar bäst för dig:
- Klicka på New längst upp till vänster.
- Dra dokumenten eller mapparna från skrivbordet till fliken Docs / Recent på sidan Documents och släpp dem var som helst på skärmen. Du kan också släppa dem var som helst i fliken Dokument för kontot eller helt enkelt släppa dem i en specifik mapp eller undermapp för att ladda upp dokument dit.
- Klicka på Ladda upp dokument eller Ladda upp mapp på fliken Dokument på sidan Dokument eller på fliken Dokument för kontot.
- Använd TaxDome Desktop App.
- Använd TaxDome Drive.
- Ladda upp dem med hjälp av mappmallar och automatiseringar i pipelines.
1. Klicka på Ny längst upp till vänster, välj Dokument i rullgardinsmenyn eller klicka på Ladda upp dokument under fliken Dokument på sidan Dokument eller under fliken Dokument för kontot och välj sedan de filer som du vill ladda upp från din dator. Om du vill välja flera filer från en mapp använder du kontroll eller shift på tangentbordet.
2. Gå till det konto som du vill ladda upp filerna till.
3. Välj var du vill ladda upp till. Det finns synlighetsikoner för varje dokument och mapp för enkel identifiering.
4. Klicka på Ladda upp för att avsluta. När du laddar upp till en mapp på högsta nivån med Client can view eller Client can view and edit access (för mer information, gå hit) kan du växla mellan några användbara inställningar (se nedan).
Tänk på detta:
- Vissa filtyper känns inte igen (för mer information, gå hit).
- Den maximala uppladdningsstorleken är 300 Mb.
- Om du vill avbryta uppladdningen medan den pågår klickar du på x.
- Det går inte att ladda upp dokument till en sluten mapp.
Ytterligare inställningar vid uppladdning
När du laddar upp dokument till en mapp på högsta nivån med åtkomst för Klient kan se eller Klient kan se och redigera (mer information finns här) kan du aktivera några användbara inställningar. Du kan antingen aktivera dem för alla dokument som du laddar upp eller bara för vissa.
Nedan hittar du mer information om de numrerade artiklarna här:
1. Meddela klienten: När den är aktiverad får alla kontakter - som är länkade till kontot och har aviseringar aktiverade (för mer information, gå hit) - ett e-postmeddelande när du laddar upp.
2. Markera som läst för kunden: När funktionen är aktiverad laddas dokumenten upp men markeras inte som Nya för klienten, som inte får något meddelande om det. Den här funktionen är användbar när du först flyttar en klient till TaxDome.
3. Meddela följare när en klient öppnar ett dokument: När funktionen är aktiverad får alla teammedlemmar med kontoåtkomst och aktiverade aviseringar för dokument en avisering via e-post och i sina Inbox+ när klienten öppnar dokumentet för första gången. (Mer information om hur du tilldelar teammedlemmar till konton finns här).
4. Begär godkännande av klient: Den här inställningen är endast tillgänglig när du laddar upp till en mapp på högsta nivån med åtkomstnivån Client can view (gå hit för mer information).
5. Reminders: aktiverar påminnelser till kunden om det begärda godkännandet (för mer information, se vår artikel om påminnelser).
6. Lägg till beskrivning: skriv in detaljer om dokumentet. Kommer att vara samma för varje dokument om du laddar upp flera på en gång, men kan redigeras individuellt.
7. Lås dokument till obetald faktura: Här kan du ladda upp ett dokument så att kunden ser att det är tillgängligt men inte kan se eller ladda ner det förrän de har betalat för arbetet (för mer information, gå hit).
8, 9. Jobb: Länka dokument till jobb. Här finns mer information om att länka dokument.
Välja ytterligare inställningar för enskilda filer
När du laddar upp flera dokument till ett konto kanske du vill välja olika inställningar för varje fil. Du vill t.ex. få ett godkännande från en kund på ett dokument och låsa ett annat till en faktura. Följ dessa steg:
1. När du har valt dokumenten klickar du på Set up individually längst upp till höger. Det här inställningsalternativet visas bara när du laddar upp två eller flera filer.
2. Klicka på kugghjulsikonen till höger om filen och välj sedan inställningar.
3. Klicka på Spara och upprepa sedan för varje fil. Dokument med tillagda inställningar kommer att få färgkodade status taggar (Väntar pågodkännande, Väntar på betalning, Meddela följare, Markera som läst eller Meddela kund) för enkel identifiering.
4. Klicka på Ladda upp för att avsluta.
Ladda upp hela mappar
Om du vill ladda upp hela mappar väljer du det sätt som fungerar bäst för dig:
- Dra mappar från datorn till fliken Docs / Recent på sidan Documents och släpp dem var som helst på skärmen. Du kan också släppa dem var som helst på fliken Docs för kontot eller helt enkelt släppa dem i en specifik mapp eller undermapp för att ladda upp mappar dit.
- Klicka på Ladda upp mapp i fliken Dokument på sidan Dokument eller i fliken Dokument för kontot.
- Klicka på Ny längst upp till vänster och välj sedan Mapp i rullgardinsmenyn.
Tänk på detta:
- Filtyper som inte känns igen kan inte laddas upp.
- Din mappstruktur överförs. Alla dokument placeras i den valda mappen TaxDome inom sina ursprungliga mappar.
Ladda upp en zip-fil
Zip-filer är ett bra sätt att ladda upp flera dokument på en gång. TaxDome laddar upp zip-filer på upp till 300 Mb. De laddas upp på samma sätt som andra filer. Men när en zip-fil har laddats upp:
- Zip-filen packas upp automatiskt.
- Filtyper som inte känns igen laddas inte upp.
- Mappar på zip-filen kopieras inte till TaxDome, så du måste skapa nya ma ppar för att organisera dokumenten.
- Den ursprungliga zip-filen som du laddade upp raderas automatiskt.
Vad kunderna ser när du skickar dokument till dem
Klienter kan komma åt dokument som du laddar upp i mappen Klient kan visa.
De kan öppna dem...
- ...genom att gå till sidan Dokument.
- ...genom att klicka på länken i deras automatiska e-postmeddelande.
- ...genom att klicka på meddelandet på deras dashboard.
Få tillgång till en skrivskyddad vy av en kunds portal för att se TaxDome från deras sida.
Tips: Kolla in TaxDome Academy för våra roliga och omfattande kurser.