Hur man importerar från SmartVault

Ready to get your clients off of SmartVault and onto TaxDome? Here, we show you how in three steps.

Täckt här:

• Step 1. Export a Client List From SmartVault
• steg 2. Förbered en CSV-fil (vi kan hjälpa till!)
• Steg 3. Importera data från CSV-filen till TaxDome

Step 1. Export a Client List From SmartVault

To export client data from SmartVault to a CSV file:

1. Open the SmartVault WEB application.

2. From the left menu, select Clients.

3. Click the Export to CSV button at the top right, then save your file.

steg 2. Förbered en CSV-fil (vi kan hjälpa till!)

När du importerar dina data från ShareFile till TaxDome, kom ihåg att det finns en skillnad mellan konton och kontakter:

• Konton är de enheter som du arbetar för och som du fakturerar, oavsett om det är ett företag, en verksamhet, en organisation (ett icke-personligt konto) eller en enskild person (ett personligt konto). 
• Kontakter är de faktiska personer som du interagerar med. Varje kundkonto på TaxDome har en eller flera kopplade kontakter.

Mer information om hur du skapar olika typer av konton finns här.

När du förbereder ett kalkylblad för att göra en import, följ dessa grundläggande regler för att säkerställa en smidig dataöverföring:

Tips: Om din programvara genererar en CSV-fil med en skattebetalare och make/maka på samma rad behöver du inte redigera den manuellt. Följ istället instruktionerna här.

• Om du vill importera flera konton som har samma kontaktperson skapar du en rad för varje konto och anger sedan samma kontaktinformation för varje konto i de lämpliga kolumnerna. För exempel, gå hit.
• Om du vill importera flera kontakter som delar samma konto skapar du en rad för varje kontakt och anger sedan samma kontonamn i lämplig kolumn. För exempel, gå hit.

Steg 3. Importera data från CSV-filen till TaxDome

1. Ladda upp CSV-filen

Gå till Klienter > Konton och klicka sedan på Importera. Du kan också komma åt knappen Importera från sidan Kontakter .

Dra och släpp CSV-filen eller klicka på Bläddra för att hitta filen på skrivbordet.

2. Kartkonton (valfritt)

Tips: Hoppa till steg 4 om du bara vill importera kontakter och inte skapa konton.

Om du vill skapa konton gör du så här:

1. Kartlägg kontonamn: Välj det namn på kolumnrubriken i kalkylbladet som motsvarar egenskapen TaxDome Account Name. Om kolumnhuvudets namn är Kontonamn i kalkylbladet mappas det automatiskt till egenskapen TaxDome Kontonamn eftersom de har samma namn.  

2. Kontotyp: Välj ett alternativ för att ange hur du vill tillämpa kontotypen på dina importerade klienter.

3. Mappa kontofält: Du kan lägga till valfri data från ditt kalkylblad som anpassade fält för dina konton. Granska alla namn på kolumnrubriker till vänster och välj sedan Ignorera eller Synkronisera anpass at fält i rullgardinsmenyn Åtgärd . Om du väljer Synkronisera anpassat fält väljer du det anpassade fältet från rullgardinsmenyn i kolumnen TaxDome . 

• Du kan också tagga dina konton här. Mer information finns i den här artikeln om att använda taggar
• Om du har kolumnen Teammedlemmar i ditt kalkylblad kommer de teammedlemmar som anges i kalkylbladet automatiskt att tilldelas motsvarande klienter. 

3. Definiera inställningar (valfritt)

I det här steget kan du tillämpa inställningar i bulk för alla importerade konton. 

• Länkade kontakter: Ge portalåtkomst till nya TaxDome -konton, bestäm vem som ska få systemmeddelanden och om du vill kunna se användarens e-post från TaxDome. Mer information om inställningar för portalåtkomst finns här.
• Taggar: Omdu redan har skapat några taggar i TaxDome kan du tillämpa dem på dina importerade konton här. De kommer att tillämpas på alla importerade konton. Läs mer om att använda taggar.
• Tilldelade: Om teammedlemmar inte finns med i kalkylbladet tilldelas nya konton till den person som utför importen. Eller så kan du välja ytterligare teammedlemmar som du vill ska ha tillgång till alla importerade konton. Läs mer om hur du tilldelar teammedlemmar vid import.
• Mappar och dokument: Om du använder en anpassad mappstruktur för klientdokument ska du tillämpa mappmallar i bulk på de nyskapade kontona. Läs mer om hur du skapar mappmallar. Standardmallen för skatteår tillämpas automatiskt på nya konton om du inte väljer en mappmall som du redan har skapat.

4. Skapa kontakter

För att börja importera dina kontakter till TaxDome, granska kolumnrubrikerna från ditt kalkylblad till vänster och välj sedan antingen Ignorera eller Synkronisera anpassat fält från rullgardinsmenyn Åtgärd . De namn på kolumnrubriker i kalkylbladet som matchar TaxDome kontaktens egenskapsnamn (t.ex. Förnamn, Telefon, E-post, Stad) mappas automatiskt. 

Om du väljer Synka anpassat fält väljer du kontaktfältet i rullgardinsmenyn eller lägger till ett nytt fält genom att klicka på Nytt fält. Läs mer om anpassade kontaktfält. 

När du är klar med mappningen klickar du på Fortsätt. Detta innebär inte att importprocessen påbörjas, och du kan fortfarande gå tillbaka till detta steg om du har gjort några misstag.

5. Granskning 

När du granskar mappningsresultaten ser du följande:

Om allt ser bra ut klickar du på Starta import. Om inte, gå tillbaka och gör eventuella korrigeringar.

Nu kan du lämna sidan; processen fortsätter av sig själv. När importen är klar får du ett e-postmeddelande med en länk till dina importresultat. 

För mer detaljerade instruktioner om import, gå till här.

👋 Vi kan hjälpa dig! Om du stöter på problem under importprocessen är vårt team alltid redo att hjälpa till! Om du vill ha hjälp med en import fyller du i formuläret TaxDome Importhjälp.