Chattar (grundläggande): Skicka manuellt eller automatiskt

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online hubb för
där du kan se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

TaxDomeMed Chats-funktionen kan du kommunicera med dina kunder på ett säkert sätt och i realtid. Använd den för att schemalägga möten eller be kunderna om information som saknas. Dessutom kan du ställa in påminnelser, bifoga filer , tilldela uppgifter till klienter och mycket mer.

Täckt här:

Chattar, förklarade
Skapa nya chattar

Ställa in påminnelser
Bifoga filer i chattar
Inkludera videor i chattar
Lägga till bilder i chattar
Vad kunderna ser när du skickar meddelanden till dem

Chattar, förklarade

Viktiga saker att veta om Chats:

Chattrådar är en säker plats för att ställa frågor, begära filer och tilldela uppgifter.
Kunderna får meddelanden om nya chattar och frågor som väntar på att besvaras.
När någon svarar på en chatt, skapar en ny chatt, gör ändringar i klientuppgifter eller laddar upp ett dokument får du ett meddelande och ett e-postmeddelande i din inbox+.
När du lägger till uppgifter för klienter i en chatt visas de som att-göra-listor med kryssrutor.
Framstegen för dessa uppgifter kan följas på en separat sida.
Använd @ före en teammedlems namn för att få deras uppmärksamhet i en chatt.
Du kan ställa in automatiska påminnelser för chattar.
När du har det du behöver kan du arkivera chatten för att undvika röran.
Använd chattmallar för att skicka identiska meddelanden till flera klienter.
Chattfunktionen finns också tillgänglig i mobilappenTaxDome .

Du kommer åt chattar genom att gå till fliken Kommunikation i klientens profil.

Skapa nya chattar

En chattråd kan skapas av en företagsägare, en administratör eller en teammedlem som tilldelats kontot eller har åtkomsträttigheterna Visa alla kont on.

Obs: Klienter som inte har aktiverat sitt konto på TaxDome kan inte ta emot meddelanden. För att kunna använda Chats måste klienterna ha portalåtkomst aktiverad från byråns sida och ett konto aktiverat från sin sida.

Det finns tre olika sätt att skicka ett chattmeddelande:

Starta en chatt med en kund

För att starta en chatt klickar du på knappen Ny längst upp till vänster, väljer Chatt i rullgardinsmenyn, skriver en anteckning och klickar sedan på knappen Skapa chatt. Du kan också gå till klientens konto, öppna fliken Kommunikation och klicka på Ny chatt.

Nedan förklarar vi de numrerade avsnitten i skärmen Ny chatt där du skapar nya trådar:

1. Till: Välj namnet på den person som meddelandet är avsett för.

2. Mall: Välj en mall för ett meddelande som skickas ofta. Mer information om mallar finns här. Välj en mall endast när du skapar en ny chatt, inte när du svarar på en chatt.

3. Ämne: Ange ämnesraden; den kommer att visas i chattlistan. När du använder en chattmall fylls den i automatiskt. Klicka på + Lägg till kortkod för att individualisera den: Kortkoden innehåller dynamisk data som ersätts med t.ex. en kunds namn eller datumet. För mer information om shortcodes, gå till den detaljerade artikeln.

4. Meddelande: Skriv meddelandet - använd textformatering, emoji, punktlistor, numrerade listor och länkar. När du använder en mall fylls meddelandet i automatiskt. Få en teammedlems uppmärksamhet i meddelandet genom att använda @ före namnet, eller klicka på Bifoga för att lägga till filer från skrivbordet eller TaxDome (mer information nedan).

5. Påminnelser: Slå på om du vill att ett påminnelsemeddelande ska skickas ut till kunden när de inte svarar inom en viss tidsram eller inte har slutfört sina uppgifter (mer information nedan).

6. Uppgifter: Lägg till checklistor för dina kunder. För mer information, gå hit.

7. Skapa chatt: Klicka för att skicka ditt meddelande till klienten. I annat fall klickar du på Avbryt.

8. Länka till jobb: Välj de jobb som ska länkas och klicka sedan på Spara.

Starta chattar med flera kunder

Om du behöver skicka samma meddelande till många kunder kan du använda vår funktion för massmeddelanden.

Gå till Clients i menyn till vänster, markera kryssrutorna bredvid de klienter som du vill skicka meddelandet till, klicka på More actions i den övre menyraden och klicka sedan på Send message i rullgardinsmenyn. Välj en chattmall eller skriv ett ämne för chatten (valfritt), lägg till din text och klicka sedan på Skapa chattar.

Lägg till dokument och uppgifter i en chattråd senare om det behövs.

Ställa in påminnelser

När du skickar ett meddelande skickas ett meddelande ut. Användare som är kopplade till kontot och som harNotify aktiverat får meddelandet. Du kan kontrollera vilka användare som har Notify aktiverat genom att gå till kontots flik Info och titta på avsnittet Kontakter .

Om mottagarna tar för lång tid på sig att läsa/besvara ditt meddelande eller att slutföra uppgiften i en tråd, har du två alternativ:

Ställ in automatiska påminnelser

För att ställa in automatiska påminnelser om olästa/obesvarade meddelanden och oavslutade klientuppgifter, slå på Påminnelser i chattmall när du skapar en chatt antingen manuellt eller via pipeline automatisering. Du kan också göra det när som helst senare direkt från tråden.

Så här konfigurerar du påminnelser:

Dagar till nästa påminnelse: Som standard skickas en påminnelse ut tre dagar efter att meddelandet om ett nytt meddelande skickades till klienten, men du kan ändra detta till vad du vill.
Antal påminnelser: Som standard får kunden bara en påminnelse via e-post, men du kan också ändra detta till vad du föredrar.

Påminnelser kan också sättas på och stängas av när som helst genom att gå till en chattråd. Öppna fliken Påminnelser, slå på Skicka påminnelser till klienter och gör de justeringar som behövs och klicka sedan på Spara.

Obs: Påminnelserna skickas alltid för det sista meddelandet i tråden.

Påminnelser slutar för alla trådar när:

Om det finns klientuppgifter i chattråden:
- Uppgifter som markerats som ofullständiga: Påminnelser stoppas när alla klientuppgifter i tråden har markerats som slutförda och alla meddelanden har lästs.
- Uppgifter markeras som slutförda: Påminnelser stoppas när alla meddelanden har lästs.
Om det inte finns några uppgifter i chattråden: Påminnelserna upphör när klienten svarar på det senaste meddelandet.
Oavsett om uppgiften finns i chattråden stoppas påminnelserna även om:
- ...du arkiverade chattråden.
- ...har du avaktiverat Påminnelser.
- ...det inställda antalet påminnelser har skickats.

Obs: Om du arkiverar en chattråd och sedan öppnar den igen, visas Påminnelser är aktiverad som om meddelandet vore nytt.

Bifoga filer i chattar

En företagsägare, en administratör eller en teammedlem med åtkomsträttigheter för att hantera dokument kan bifoga filer till chattrådar. För detta ändamål kan du använda filer antingen från skrivbordet eller från mappar på högsta nivå med:

Kunden kan visa och redigera åtkomst.

Kunden kan se tillgång.

För att bifoga filer när du skapar en chatt:

Klicka på 📎 Bifoga längst upp till vänster i meddelandefältet både när du skapar en chatt eller när du visar den befintliga chattråden.
Välj Från min dator och leta reda på de filer du vill ladda upp från skrivbordet. Annars väljer du From TaxDome och väljer de dokument som du vill bifoga.
Välj den mapp där du vill ladda upp dokumentet och klicka på Spara.

Tips! Du kan ladda upp zip-filer från skrivbordet och de kommer automatiskt att packas upp. Här kan du läsa mer om hur du laddar upp zip-filer.

När du eller din klient laddar upp minst ett dokument till en chattråd visas fliken Dokument med ikonen för ett gem i chattnamnet:

1,2. Fliken Dokument och ikonen för gem: visas endast om det finns dokument kopplade till chatten.

3. + Lägg till dokument: ladda upp nya dokument till tråden.

4. Dokument som laddats upp av klienten: ladda ner, visa eller radera dem. Om du raderar dokument tas de också bort från chattråden.

När en kund eller annan teammedlem laddar upp ett dokument får du ett meddelande i chattråden och i Inbox+.

Inkludera videor i chattar

Vill du göra dina meddelanden till kunderna mer visuella? Inkludera Loom-, Vimeo-, YouTube- och Google Drive-klipp när det är lättare att visa än att berätta. Klicka på videoikonen i verktygsfältet för textformatering och klistra sedan in en länk i popup-fönstret Bädda in video.

Din kund kommer att se videon direkt i er gemensamma chattråd.

Lägga till bilder i chattar

Du kan skicka bilder och skärmdumpar till chattar antingen från din enhet eller från en webbplats. Öppna en chattråd och använd något av de tillgängliga alternativen:

Ladda upp en bild från din enhet med hjälp av 📎 Attach-knappen
Klistra in valfri bild från webben i meddelandefältet

Sätt att lägga till bilder som inte stöds:

Dra och släpp en bild i meddelandefältet.
Klistra in en fil med bilden i meddelandefältet från din enhet.

Vad kunderna ser när du skickar meddelanden

En kund ser och svarar på ett meddelande som du har skickat till dem genom att klicka på meddelandet på deras dashboard, klicka på länken i e-postmeddelandet eller gå till Chattar och uppgifter i sin portal. Klientuppgifter visas också i aviseringar.

Tips: Som standard visas inte meddelandets innehåll i e-postmeddelandets brödtext (kunden måste navigera till sin portal för att se det). Om innehållet inte är känsligt kan du dock visa det i e-postmeddelandet.

Om du vill se TaxDome från kundens sida kan du få tillgång till en skrivskyddad vy av deras portal.