Chattar (grundläggande): Skicka manuellt eller automatiskt

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

TaxDome's chattfunktion kan du kommunicera med dina kunder på ett säkert sätt och i realtid. Använd den för att boka möten eller be kunderna om information som saknas. Med Chats kan du dessutom skapa påminnelser, bifoga filer, tilldela uppgifter till kunder och mycket mer.

Täckt här:

Chattar, förklarade

Viktiga saker att veta om Chats:

  • Chattrådar är en säker plats för att ställa frågor, begära filer och tilldela uppgifter.
  • Kunderna får meddelanden om nya chattar och väntande frågor.
  • När någon svarar på en chatt, skapar en ny chatt, gör ändringar i klientuppgifter eller laddar upp ett dokument får du en avisering och ett e-postmeddelande i din inbox+.
  • När du lägger till uppgifter för klienter i en chatt visas de som att göra-listor med kryssrutor. 
  • På en separat sida kan du följa hur arbetet med dessa uppgifter fortskrider.
  • Använd @ före en teammedlems namn för att få dennes uppmärksamhet i en chatt. 
  • Du kan ställa in automatiska påminnelser för chattar.
  • När du har allt du behöver arkiverar du chatten för att undvika röran.
  • Använd chattmallar för att skicka identiska meddelanden till flera kunder.
  • Chattfunktionen finns också tillgänglig i mobilappenTaxDome .

För att komma åt chattar, gå till fliken Kommunikation i klientens profil.

Skapa nya chattar

En chattråd kan skapas av en företagsägare, en administratör eller en teammedlem som tilldelats kontot eller har åtkomsträttigheterna Visa alla konton.

spets

Observera: Kunder som inte har aktiverat sitt TaxDome -konto kan inte ta emot meddelanden. För att kunna använda Chats måste kunderna ha portalåtkomst aktiverad från företagets sida och ett konto aktiverat från deras sida.

Det finns tre olika sätt att skicka ett chattmeddelande:

Starta en chatt med en kund

Om du vill starta en chatt klickar du på knappen Ny längst upp till vänster, väljer Chatt i bildspelet, skriver en anteckning och klickar sedan på knappen Skapa ch att. Du kan också gå till kundens konto, öppna fliken Kommunikation och klicka på Ny chatt.

Nedan förklarar vi de numrerade avsnitten i skärmen Ny chatt där du skapar nya trådar:

1. Till: Välj namnet på den person som meddelandet är avsett för.

2. Mall: Välj en mall för ett meddelande som skickas ofta. För mer information om mallar, gå hit. Välj en mall endast när du skapar en ny chatt, inte när du svarar på en chatt.

3. Subject: Enter the subject line; it will be displayed in the Chat list. When you use a chat template, it is automatically populated. Click + Add shortcode to individualize it: Shortcode includes dynamic data that gets replaced with, for example, a client’s name or the date. For more info on shortcodes, go to the detailed article.

4. Meddelande: Skriv meddelandet - använd textformatering, emoji, punktlistor, numrerade listor och länkar. När du använder en mall fylls meddelandet i automatiskt. Fånga en teammedlems uppmärksamhet i meddelandet genom att använda @ före namnet, eller klicka på Bifoga för att lägga till filer från skrivbordet eller TaxDome (mer information nedan).

5. Reminders: Toggle on if you want a reminder email to go out to the client when they don’t respond within a certain time frame or don't have their tasks completed (more details below).

6. Uppgifter: Lägg till checklistor för dina kunder. För mer information, gå till här.

7. Skapa chatt: Klicka för att skicka ditt meddelande till klienten. Annars klickar du på Avbryt.

8. Länka till jobb: Välj vilka jobb som ska länkas och klicka sedan på Spara.

Starta chattar med flera kunder

Om du behöver skicka samma meddelande till många kunder kan du använda vår funktion för massmeddelanden.

Gå till Kunder i menyn till vänster, markera kryssrutorna bredvid de kunder du vill skicka meddelandet till, klicka på Fler åtgärder i den övre menyraden och klicka sedan på Skicka meddelande i rullgardinsmenyn. Välj en chattmall eller skriv ett ämne för chatten (valfritt), lägg till din text och klicka sedan på Skapa chattar.

Lägg till dokument och uppgifter i en chattråd senare om det behövs. 

Skapa påminnelser

När du skickar ett meddelande skickas en avisering ut. Användare som är länkade till kontot och som harNotify aktiverat får meddelandet. Du kan kontrollera vilka användare som har Notify aktiverat genom att gå till kontots Info-flik och visa avsnittet Kontakter .

If recipients take too long to read/answer your message or to complete the task in a thread, you have two options:

Skapa automatiska påminnelser

To set up automatic reminders about unread/unanswered messages and uncompleted client tasks, toggle on  Reminders in chat template, when you create chat either manually or via pipeline automation. You can also do it anytime later right from the thread.

Så här konfigurerar du påminnelser:

  • Days until next reminder: By default, a reminder goes out three days after the notification on a new message was sent to the client, but you can change this to whatever you like.
  • Antal påminnelser: Som standard får kunden endast ett påminnelsemeddelande, men du kan också ändra detta till vad du föredrar.

Påminnelser kan också aktiveras och avaktiveras när som helst genom att gå till en chattråd. Öppna fliken Påminnelser, slå på Skicka påminnelser till klienter och gör de justeringar som behövs och klicka sedan på Spara.

spets

Observera: Påminnelserna skickas alltid för det sista meddelandet i tråden.

Reminders stop for any thread when:

  • If there are client tasks in the chat thread:
    • Tasks marked incomplete: Reminders stop when all client tasks in the thread are marked completed and all messages are read.
    • Tasks marked completed: Reminders stop when all messages are read.
  • If there are no tasks in the chat thread: Reminders stop once the client replies to the last message.
  • Regardless of task presence in the chat thread, reminders also stop if:
spets

Om du arkiverar en chattråd och sedan öppnar den igen visas Påminnelser aktiverad som om meddelandet är nytt.

Bifoga filer i chattar

En företagsägare, en administratör eller en teammedlem med åtkomsträttigheter för att hantera dokument kan bifoga filer till chattrådar. För detta ändamål kan du använda filer antingen från skrivbordet eller från mappar på högsta nivå med:

Kunden kan visa och redigera åtkomst.

Kunden kan se tillgång.

För att bifoga filer när du skapar chattar:

  1. Klicka på 📎 Bifoga längst upp till vänster i meddelandefältet både när du skapar en chatt eller när du visar den befintliga chattråden.
  2. Välj Från min dator och leta upp de filer du vill ladda upp från skrivbordet. Annars väljer du Från TaxDome och väljer de dokument du vill bifoga.
  3. Välj den mapp där du vill ladda upp dokumentet och klicka på Spara.

spets

Tips! Du kan ladda upp zip-filer från skrivbordet så packas de upp automatiskt. Här finns mer information om att ladda upp zip-filer.

När du eller din klient laddar upp minst ett dokument till en chattråd visas fliken Dokument med gemikonen i chattnamnet:

1,2. Fliken Dokument och ikonen för gem: visas endast om det finns dokument bifogade till chatten.

3. + Lägg till dokument: ladda upp nya dokument till tråden.

4. Dokument som laddats upp av kunden: ladda ner, visa eller radera dem. Radering av dokument tar också bort dem från chattråden.

När en kund eller annan teammedlem laddar upp ett dokument får du ett meddelande i chattråden och i Inbox+. 

Inkludera videor i chattar

Vill du göra dina meddelanden till kunderna mer visuella? Inkludera klipp från Loom, Vimeo, YouTube och Google Drive när det är lättare att visa än att berätta. Klicka på videoikonen i verktygsfältet för textformatering och klistra sedan in en länk i popup-fönstret Bädda in video. 

Din klient ser videon direkt i er delade chattråd. 

Lägga till bilder i chattar

Du kan skicka bilder och skärmdumpar till chattar antingen från din enhet eller från valfri webbplats. Öppna en chattråd och använd något av de tillgängliga alternativen:

  • Ladda upp en bild från din enhet med knappen 📎 Bifoga
  • Klistra in valfri bild från webben i meddelandefältet

Sätt att lägga till bilder som inte stöds:

  • Dra och släpp en bild i meddelandefältet.
  • Klistra in en fil med bilden i meddelandefältet från din enhet.

Vad kunderna ser när du skickar meddelanden

En kund visar och svarar på ett meddelande som du har skickat till dem genom att klicka på meddelandet på sin dashboardklicka på länken i e-postaviseringen eller genom att gå till avsnittet Chattar och uppgifter i deras portal. Klientuppgifter visas också i aviseringar.

spets

Tips: Som standard visas inte meddelandets innehåll i e-posttexten (kunden måste navigera till sin portal för att se det). Men om innehållet inte är känsligt kan du visa det i e-postmeddelandet.

Om du vill se TaxDome från kundens sida kan du få tillgång till en skrivskyddad vy av deras portal.

Har detta besvarat din fråga? Tack för feedbacken Det uppstod ett problem när du skickade in din feedback. Vänligen försök igen senare.

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss

Relaterade artiklar