CRM (Grundläggande): Importera en kundlista

Med vårt importverktyg kan du överföra kundkonton och kontaktuppgifter till TaxDome samtidigt, så att du snabbt kan börja arbeta från din portal. Du kan skapa nya kontakter och konton manuellt, men att ladda upp en CSV-fil är ett mycket snabbare sätt att överföra dina uppgifter till TaxDome. 

Täckt här:

• Steg 0. Förbered en CSV-fil
  • Importera flera konton med samma kontakt
  • Importera flera kontakter med samma konto
  • Importera kontakter till två konton samtidigt
• Steg 1. Ladda upp en CSV-fil till TaxDome
• Steg 2. Skapa konton (valfritt)
• Steg 3. Definiera inställningar (valfritt)
• Steg 4. Skapa kontakter
• Steg 5. Granskning
• Vem kan importera?

Webbinarium - TaxDome 101: Kom igång med TaxDome! Måndag, kl. 13.00 EST. Registrera dig här

Steg 0. Förbered en CSV-fil 

Du hittar fler användbara instruktionsvideor på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online hubb för
allt du behöver veta om TaxDome.

För att importera dina befintliga kontakt- och kontouppgifter använder du ett kalkylbladsverktyg som Excel eller Google Sheets. Du kan också läsa instruktionerna om hur du överför dina uppgifter från en viss plattform eller programvara.

• När du importerar dina kunduppgifter till TaxDome ska du komma ihåg att Konton och Kontaktpersoner är olika: 
  • Konton är de enheter som du arbetar för och fakturerar, oavsett om det är ett företag, en stiftelse, en familj eller en enskild person 
  • Kontakter är de faktiska personer som du interagerar med. Här följer en förklaring av konton och kontakter
• Skapa ett kalkylblad med dina kunduppgifter och spara det sedan som en CSV-fil. Se till att CSV-filen är UTF-8-kodad och inte överstiger 300 kB
• Ange endast en kontakt per rad i kalkylbladet, även om flera kontakter är kopplade till samma konto. Du kan också hoppa över att importera konton för att bara importera kontakter
• Du kan ha olika kalkylblad för olika grupper av kunder. Dessa kan importeras en efter en, med olika inställningar. Här är en video om hur du importerar olika klientgrupper

Tips: Om din källprogramvara genererar en fil med skattebetalaren och maken/makan på samma rad behöver du inte redigera CSV-filen manuellt. Följ istället instruktionerna för att importera en fil med skattebetalaren och maken/makan på en rad.

• 👋 Vi kan hjälpa till! Om din CSV-fil slutar med flera kontakter per rad och du inte vet hur du ska fixa det, låt oss veta. Vårt supportteam hjälper gärna till: Följ dessa steg för att få hjälp. 

1. Skapa ett kalkylblad 

Skapa och märk upp kolumnerna. 

Tips: När du namnger kolumnerna står varje namn på kolumnrubriken för en annan dataegenskap.

Här är några exempel på namn på kolumnrubriker: 

• Kolumn A | Kontonamn: namnet på ett företag eller en trust (ett icke-personligt konto) eller namnet på en enskild person eller familj (ett personligt konto)
• Kolumn B | Kontaktnamn: för- och efternamn på den kontakt som är kopplad till kontot
• Kolumn C | Förnamn  
• Kolumn D | Efternamn  
• Kolumn E | Kontotyp
• Kolumn F | E-post: en e-postadress måste anges för att kontaktpersonen ska få tillgång till portalen
• Kolumn G | Telefon
• Kolumn H | Stad
• Kolumn I | Kontotaggar: en etikett som du kan använda för att gruppera konton
• Kolumn J | Kontakttaggar: en etikett som du kan använda för att gruppera kontakter
• Kolumn K | Teammedlemmar: Teammedlemmar som du vill ska tilldelas automatiskt under importen

2. Fyll i raderna i kalkylbladet med kontakt- och ytterligare information

Ditt kalkylblad kanske redan har anpassade kolumner. Se dock till att du följer dessa grundläggande regler för en smidig import:

• Varje rad får endast innehålla en kontakt
• Om du planerar att skapa nya konton när du överför dina data, se till att det finns en kolumn med kontonamn. Märk den med Account Name (det som TaxDome kallar dataegenskapen) eller något annat namn som passar dig. Om en kontakt inte behöver vara kopplad till ett konto lämnar du raden i kolumnen Account Name tom.
• Om två eller flera kontakter delar samma konto ska du använda samma kontonamn i varje rad för varje kontakt
• Olika typer av anpassade fält stöder olika tecken. Se till att din fälten är korrekt ifyllda:
  • Dela upp alternativen med ett kommatecken eller semikolon ("," eller ";"), tecknet för anpassade fält med rullgardinsmeny med flera val
  • Datumen ska fyllas i i motsvarande format: MM/DD/YYYY eller MMM/DD/YYYY för amerikanska företag och DD/MM/YYYY för icke-amerikanska företag

Är du osäker på hur du ställer in olika typer av konton, t.ex. för ett gift par som deklarerar separat? Titta på exempel på hur du skapar kontakter för olika kontotyper och kolla sedan in dessa tips:

• Importera flera konton med samma kontakt
• Importera flera kontakter med samma konto
• Importera kontakter till två konton samtidigt

Importera flera konton med samma kontakt

Q: Hur lägger jag in olika konton som behöver kopplas till samma person i kalkylbladet? Till exempel flera företag som tillhör samma företagare. 

S: Skapa en rad för varje konto och ange sedan samma kontaktinformation för varje konto i lämpliga kolumner.

I exempelkalkylbladet nedan mappas kontonamnet till kontonamnet i TaxDome och fem konton skapas under importprocessen, vart och ett kopplat till Brian Ross kontaktinformation. Brian Ross kan sedan logga in på TaxDome med hjälp av email@example.com och växla mellan konton. 

Importera flera kontakter med samma konto

Fråga: Hur lägger jag in flera kontakter som behöver kopplas till samma konto i kalkylbladet? Till exempel flera affärspartners som äger ett företag eller en skattebetalare och dennes make/maka.

S: Använd en rad för varje kontakt och ange sedan samma kontonamn för varje person i lämplig kolumn.

I exemplet på kalkylbladet nedan mappas Name_Business Name till Account Name i TaxDome och sex konton skapas under importprocessen. Michael Douglaston är kopplad till en kontakt, Robbie Corp till tre kontakter, familjen Smith till tre kontakter, Mart Frickey till en kontakt, Solomon Deutsch till en kontakt och Chrissy Tidder till en kontakt.

Importera kontakter till två konton samtidigt

Q: Hur lägger jag in flera kontakter som behöver vara kopplade till två konton i kalkylbladet? Till exempel barn som behöver egna konton men som ändå behöver vara kopplade till familjekontot.

S: Använd två rader för varje kontakt och ändra sedan kontonamnet medan kontaktuppgifterna förblir desamma. Detta kan spara dig en del arbete senare eftersom du inte behöver länka kontakter manuellt.

3. Spara kalkylbladet i CSV-format

TaxDome känner bara igen kalkylblad som sparats som CSV-filer. Gå till File i menyraden i kalkylbladet och välj sedan Save as CSV eller Download as CS V (ordalydelsen kan variera beroende på vilket program du använder).

Microsoft Excel: I fältetSpara som typ väljer du CSV (Kommaavgränsad). Välj Webbalternativ i rullgardinsmenyn Verktyg. Öppna fliken Kodning . I rullgardinsmenyn Spara dokumentet som väljer du Unicode (UTF-8) och klickar sedan på OK.

Nu när du har sparat ditt kalkylblad som en CSV-fil och sett till att den är UTF-8-kodad är du redo att importera dina kontakter till TaxDome.

Steg 1. Ladda upp CSV-filen till TaxDome

Gå till Klienter > Konton och klicka sedan på Importera. Du kan också komma åt den här knappen från sidan Kontakter .

Dra och släpp CSV-filen eller klicka på Bläddra för att hitta den på skrivbordet för att ladda upp den.

Steg 2. Skapakonton ( valfritt)

Så här skapar du konton:

1. Kartlägg kontonamnet

Välj det namn på kolumnrubriken i kalkylbladet som motsvarar egenskapen Account Name på TaxDome. Om du använde Account Name som namn på kolumnrubriken i kalkylbladet mappas den automatiskt till egenskapen Account Name på TaxDomeeftersom de har samma namn.

Tips! Om du vill hoppa över att importera konton och bara importera kontakter klickar du på X till höger om fältet Choose CSV column for Account Name.

2. Välj kontotyp

Välj ett alternativ för att ange hur du vill tillämpa kontotypen på dina importerade kunder. Mer information finns i artikeln om kontotyper.

Om Company används kommer kunden att ha egenskapen Company name som är lika med data i kolumnen Account Name.

3. Mappa kontofält

Lägg till data från ditt kalkylblad som anpassade fält för dina konton, tagga dem eller tilldela teammedlemmar. Granska alla kolumnrubriker till vänster och välj sedan antingen Ignorera eller Synka anpassat fält i rullgardinsmenyn Åtgärd. Om du väljer Synkronisera anpassat fält väljer du det anpassade fältet i rullgardinsmenyn i kolumnen TaxDome kolumnen. 

• Om ett konto med samma namn redan finns på TaxDome kommer det inte att ändras och alla dess uppgifter kommer att förbli desamma 
• Om ett kolumnrubriksnamn från kalkylbladet inte har någon motsvarande kontoegenskap skapar du en ny genom att välja Nytt fält i rullgardinsmenyn. Läs mer om hur du lägger till anpassade fält för konton vid import
• Du kan också tagga dina konton här. För detaljer, gå till den här artikeln om att använda taggar
• Om du har kolumnen Teammedlemmar i kalkylbladet kommer de teammedlemmar som anges i kalkylbladet automatiskt att tilldelas motsvarande klienter. 

Steg 3. Definiera inställningar (valfritt)

I det här steget tillämpar du inställningar i bulk på de nyligen importerade kontona.

1. Länkade kontakter

Till vänster, under EMAILS, ser du egenskapen TaxDome Email . Om du har lagt till anpassade e-postfält för dina kontakter ser du även dessa. 

Välj åtkomsträttigheter för varje kontakt vars e-postadress är kopplad till det importerade kontot. Som standard är alla åtkomsträttigheter aktiverade: 

• LOGGA IN: när detta är aktiverat kan kontaktpersonen använda sin kundportal TaxDome

• NOTIFY: när detta är aktiverat får kontakten alla systemmeddelanden, t.ex. för meddelanden, organisatörer, förslag, fakturor och e-postmeddelanden som skickas från TaxDome eller via pipeline -automatiseringar med mera

• EMAIL SYNC: när detta är aktiverat kan du se och svara på klientens e-postmeddelanden i din Inbox+ och se alla e-postmeddelanden på fliken E-post i deras konto   

Om du vill att kunderna ska få en inbjudan via e-post till sin portal TaxDome markerar du rutan Send Invitations. Om du vill lägga till ett anpassat meddelande skriver du det i fältet Personalized message. Om du inte vill bjuda in dem direkt kan du skicka en inbjudan senare genom att gå till fliken Konton och öppna underfliken Väntar på aktivering.

2. Etiketter

Om du redan har skapat några taggar i TaxDome kan du tillämpa dem på dina importerade konton här. De kommer att tillämpas på alla importerade konton. Om du behöver använda olika taggar för olika konton är det bättre att lägga till dem i kalkylbladet i förväg. Läs mer om hur du använder taggar.

3. Överlåtare

Om teammedlemmarna inte finns med i kalkylbladet tilldelas de nya kontona till den person som utför importen. Du kan också välja ytterligare teammedlemmar som du vill ska ha tillgång till alla importerade konton. Läs mer om hur du tilldelar teammedlemmar under importen.

4. Mappar och dokument

Om du använder en anpassad mappstruktur för klientdokument tillämpar du mappmallar i bulk på de nyskapade kontona. Läs mer om hur du skapar mappmallar. Mallen Standardskatteår tillämpas automatiskt på nya konton om du inte väljer en mappmall som du redan har skapat.

Steg 4. Skapa kontakter

För att börja importera dina kontakter till TaxDome, granska kolumnrubrikerna från kalkylbladet till vänster och välj sedan antingen Ignorera eller Synkronisera anpassat fält från rullgardinsmenyn Åtgärd. De namn på kolumnrubriker i kalkylbladet som matchar TaxDome :s namn på kontaktegenskaper (t.ex. förnamn, telefon, e-post, stad) mappas automatiskt. 

Om du väljer Sync custom field väljer du kontaktfältet i rullgardinsmenyn eller lägger till ett nytt fält genom att klicka på New field. Läs mer om anpassade fält för kontakter. 

• Du kan också tagga dina kontakter här. Mer information finns i den här artikeln om hur du använder taggar.
• Du behöver inte para ihop alla namn på kolumnrubriker - du kan låta valet av fältet Action vara Ignore.
• Om du har hoppat över kontomappningen kan du bara importera kontakter.

När du är klar med kartläggningen klickar du på Fortsätt. Detta innebär inte att importprocessen påbörjas. Du kan fortfarande gå tillbaka till det här steget om du har gjort några misstag.

Steg 5. Granskning 

När du granskar kartläggningsresultaten ser du allt detta:

• Vilka teammedlemmar kommer att tilldelas kontona
• Vilka taggar som ska tilldelas kontona
• Vilka anpassade konto- och kontaktfält som ska skapas
• Vilka kontakter som ska skapas med vilka namn och e-postadresser
• Vilka konton som ska skapas med vilka länkade kontakter

Om allt ser bra ut klickar du på Starta import. Om inte, gå tillbaka och gör eventuella nödvändiga korrigeringar.

Nu kan du lämna sidan. Importprocessen kommer att fortsätta på egen hand. När importen är klar kommer du att få ett e-postmeddelande. Klicka på länken i meddelandet för att gå till importresultaten. Du kommer att se:

• Hur många kontakter som importerades
• Hur många rader i kalkylbladet som hoppades över
• Hur många konton som skapades
• Hur många konton som uppdaterades
• Hur många anpassade fält skapades

Om vissa rader har hoppats över (på grund av fel) kan du exportera en zippad CSV-fil med information om vilka rader det gäller och varför. Orsaker till överhoppade rader är t.ex. tomma celler i obligatoriska kolumner (t.ex. kontaktnamn) eller celler i e-postkolumnen som saknar e-postadresser. Nu kan du lämna sidan. Processen kommer att fortsätta på egen hand. Exportresultaten kommer att skickas till dig via e-post.

Om du har problem med importprocessen, hör av dig till oss! Vårt team är alltid glada att hjälpa till!

Vem kan importera?

En företagsägare och administratör kan importera kontakter och skapa konton i TaxDome. Om du vill att teammedlemmar ska kunna importera, ger du dem åtkomsträttigheter för att hantera kontakter:

1. Gå till Inställningar, välj Team & planer i menyraden, klicka på de tre prickarna längst till höger om teammedlemmens namn och klicka sedan på Redigera

2. Växla till Hantera kontakter och klicka sedan på Spara

Tips: kolla in TaxDome Academy för att ta roliga, omfattande lektioner och bli en TaxDome superstjärna.