TaxDome Ordbok

Här guidar vi dig genom vanliga TaxDome termer med lättförståeliga definitioner.

Täckt här:

Konton

Konto, klientkonto och klientprofil är alla synonyma begrepp. Du utför arbete åt en kund - oavsett om det är en privatperson, en familj, ett företag, en ideell organisation eller en stiftelse - som har ett konto/en profil på TaxDome. Det är på kontot/profilen som du kommunicerar med kunden och lagrar deras uppgifter, t.ex. dokument, arrangörer, fakturor, betalningar osv.

Konton inkluderar inte e-post, men det gör kontakter. Om du vill att en klient ska kunna komma åt sin klientportal kopplar du dennes konto till en eller flera kontakter och aktiverar sedan profilåtkomst för minst en e-post.

Automatiseringar

TaxDomes automatiseringar initierar åtgärder för dig, dina teammedlemmar eller kunder i olika skeden av arbetsprocessen. Du konfigurerar automatiseringar inuti pipelines. När ett jobb flyttas till ett nytt steg i en pipelineutlöses åtgärder som behöver utföras på egen hand - ett specifikt meddelande, en organisatör eller ett förslag skickas automatiskt till kunden, till exempel.

Här kan du läsa mer om hur du använder automatiseringar.

Chattar

Chattar är ett säkert sätt att kommunicera med dina kunder på TaxDome. Chattar kan vara kopplade till ett specifikt jobb, automatiserade inom en pipelineeller till och med fristående.

Chattrådarna är prydligt organiserade i varje kunds profil, och du kan alltid se hur många av dem som är olästa och vilken teammedlem som har svarat i en tråd. Chattrådar kan innehålla uppgiftslistor för klienter samt bifogade dokument. När du har fått det du behöver från en klient kan du arkivera eller ta bort tråden för att undvika att den blir rörig.

Mer information om chattar finns här.

Kundportal

TaxDomes kundportal är en trygg och säker plats där kunderna kan dela viktiga dokument med dig, betala för dina tjänster, se sin betalningshistorik, hålla sig uppdaterade om deadlines, ställa och besvara frågor i realtid och fylla i skattedeklarationer. De kan göra allt detta på en och samma plats, bekvämt hemifrån - eller på språng från sina mobila enheter.

Du kan ge en kund tillgång till portalen när du skapar deras konto eller efteråt. När du har lagt till portalåtkomst till en kontakts e-postadress skickar TaxDome en aktiveringsbegäran till personen via e-post. För att aktivera kontot måste kunden acceptera begäran och skapa ett lösenord.

Se Hur du presenterar TaxDome för dina kunder för mer information.

Kontakter

Kontakter är alla de personer som du interagerar med. Med vår kontaktfunktion kan du lagra telefonnummer, e-postadresser och gatuadresser; det är här du sparar personuppgifter om inte bara kunder utan även kollegor, potentiella kunder, partners och kundernas familjemedlemmar.

En kontakt kan vara länkad till flera konton. Till exempel är Kate Smiths kontakt, tillsammans med hennes e-postadress (katesmith@gmail.com), länkad till Kate Smith Family, Kate's LLC 1 och Kate' s Trust , eftersom alla tre kontona är hennes, om än olika enheter. Varje konto, eller kundprofil, på TaxDome har en motsvarande kontakt eller flera.

Läs mer om kontakter här.

Godkännande av dokument

När du är klar med att förbereda ett dokument kanske du vill ha feedback från kunden. TaxDome låter dig begära godkännande för att se till att dina kunder är nöjda med ditt arbete eller ta reda på om de behöver något annat. Om en kund inte är helt nöjd med ett dokument kommer de att uppmanas att ange skälen till varför, så att du omedelbart vet vad du ska ta itu med.

Läs mer om vår funktion för dokumentgodkännande här.

Synkronisering av e-post

Det finns många sätt att kommunicera med sina kunder - och e-post är det vanligaste. Det är därför TaxDome erbjuder ett säkert, integrerat e-postsystem. Med TaxDome behöver du inte skapa en mapp för varje klient eller bli CC'd på ett e-postmeddelande som inte kräver ett svar. Istället delar du en inkorg med varje klient, som du kommer åt från deras profil. För att kunna använda den här funktionen måste varje teammedlem synkronisera sitt e-postkonto med TaxDome.

Alla nya meddelanden i en tråd med en klient eller teammedlem visas i avsnittet Inbox+ tillsammans med andra aviseringar.

Läs mer om hur du synkroniserar din e-post här.

E-signaturer

E-signatur är ett juridiskt sätt att få samtycke eller godkännande på elektroniska dokument eller formulär.

Det finns två sätt att använda elektroniska signaturer på TaxDome:

  • Begär underskrift för dina förberedda dokument och formulär
  • Be om e-signering av dina avtal med kunder

Läs mer om detta i artikeln.

Mallar för mappar

Mappmallar snabbar upp processen med att organisera dina kunders dokument genom att skapa standardmappar för deras konton. Mappmallar kan automatiseras inom en pipeline eller manuellt tillämpas på specifika kundkonton.

Här kan du läsa mer om mappmallar.

Inbox+

Inbox+ är där du startar och avslutar dina projekt, samt tar emot viktiga aviseringar som håller ditt arbete på rätt spår. Du får aviseringar på TaxDome när en klientrelaterad händelse inträffar - en klient öppnar ett dokument, undertecknar ett förslag, skickar ett nytt meddelande och så vidare - och Inbox+ låter dig veta vad status dessa meddelanden är i. Inställningar för aviseringar kan enkelt ställas in för varje teammedlem.

Läs mer om Inbox+ här.

Jobb

Troligtvis erbjuder ditt företag en rad olika tjänster. På TaxDome är ett jobb vad vi kallar en individuell tjänst som en kund betalar dig för att utföra. Ett jobb hamnar i en pipeline som är utformad för den specifika tjänsten, så att en pipeline kan innehålla många jobb för olika kunder. Till exempel hanteras dina kunders 1040 Returns för 2020 (var och en, ett jobb) i din 1040 Return pipeline. Varje jobb är kopplat till ett klientkonto och de båda flyttas tillsammans genom pipeline från första till sista steget.

Läs mer om jobb här.

Återkommande jobb

Använd återkommande jobb för att ställa in ett standardschema för alla jobb i en pipeline ska återkomma dagligen, veckovis, varannan vecka, månadsvis, kvartalsvis eller årsvis. De kan genereras automatiskt i dina pipelines när det behövs. Du kan även ställa in individuella scheman för återkommande jobb som redan har lagts till i dina pipelines.

Läs mer om återkommande jobb.

Organisatörer

Organizers är skräddarsydda frågeformulär som hjälper dig att samla in den information du behöver från dina kunder, vilket minimerar utbytet mellan er. De kan vara kopplade till ett specifikt jobb, automatiserade inom en pipelineeller till och med fristående.

Läs mer om organisatörerna här.

Rörledningar

A pipeline är en etablerad arbetsrutin: en sekvens av steg som krävs för att slutföra en viss tjänst som du utför. Pipelines hjälper dig att hantera ditt kundflöde; du skapar en för varje typ av tjänst du erbjuder - till exempel en 1040 Return, en W-2 och en Payroll pipeline. Varje pipeline har sin egen unika uppsättning steg, som kallas steg. Jobben, de enskilda projekt som en kund betalar dig för att utföra, går in i deras nödvändiga pipelineoch går sedan från steg till steg tills det är slutfört.

För mer ingående information om pipelines, gå till här.

Tillgång till profil

Varje konto/profil är kopplat till en eller flera kontakter, och varje kontakt innehåller en e-postadress. Om ett konto behöver ha fler än en användare kan alla komma åt kontot via kundportalen, och varje person har sina egna separata inloggningsuppgifter.

Till exempel behöver ett gift par som ansöker gemensamt bara ett konto. Om båda makarna vill ha tillgång till portalen länkar du båda deras kontakter till kontot. När du har lagt till portalåtkomst till deras kontaktpersoners e-postadresser skickar TaxDome en aktiveringsbegäran via e-post till var och en av dem. Varje make accepterar sedan begäran och skapar sitt eget lösenord; de kommer då båda att ha separata inloggningsuppgifter för samma konto.

Läs mer här om hur du ger ytterligare användare tillgång till ett konto.

Förslag

Med hjälp av Proposal and Engagement Letter Builder kan företag skapa interaktiva, kundinriktade dokument för att engagera kunderna på ett professionellt sätt. Med hjälp av anpassningsalternativen kan du skapa ett förslag (marknadsföring, försäljning), ett uppdragsbrev - eller båda. Dessutom kan du välja att kräva betalning vid undertecknandet automatiskt via din föredragna betalningsmetod.

Hela funktionen är anpassningsbar, inklusive namngivningen av de sidofält och steg som dina kunder ser. Allt detta kan sparas som en mall för att spara tid på datainmatning och användning i pipeline automatiseringar.

Läs mer om förslag här.

Påminnelser

Påminnelser är extra e-postmeddelanden som automatiskt skickas till kunder när de inte svarar på ett e-postmeddelande inom en viss tidsram - t.ex. om kunden dröjer med att underteckna ett dokument eller betala en faktura. Genom att använda våra automatiska påminnelser sparar du tid eftersom du inte behöver ringa upp en kund som inte svarar eller är glömsk.

Mer information om påminnelser hittar du här.

Tjänster

Använd vår funktion Tjänster för att specificera dina fakturor och lägga till specifika tjänster i dina offerter. Du kommer att kunna slutföra transaktioner snabbare och få mer detaljerade finansiella rapporter. Dessutom vet kunderna alltid exakt vad de betalar för.

För mer information om tjänster, gå till här.

Etiketter

Taggar är två till tre ord långa och färgkodade för snabb igenkänning och hjälper dig att filtrera dina klientkonton, kontakter, tidsposter och uppgifter. De ger information om ett objekt och gör det enkelt att hitta liknande objekt med samma tagg. Du kan tilldela taggar antingen manuellt eller via pipeline automatisering till en eller flera klienter åt gången.

Läs mer om taggar här.

Uppgifter

Uppgifter är att göra. På TaxDome ser vi uppgifter som steg som måste tas för att slutföra ett jobb. Ett jobb kan innebära en mängd olika uppgifter för ditt team och kunden - chattar, fakturor, tidrapporter, förslag och så vidare.

Uppgifter kan tilldelas vem som helst av dina teammedlemmar, kopplas till ett specifikt jobb, automatiseras inom en pipelineeller till och med fristående. Uppgifterna har olika status och kan även innehålla underuppgifter och kommentarer.

Om du vill veta mer om uppdrag, gå till här.

TaxDome Kör

Att använda TaxDome Drive är ett snabbt och enkelt sätt att ladda upp, visa och hantera klientdokument utan att öppna webbläsaren. I princip är det en mappad enhet (Z:\ Drive) på datorn som fungerar på samma sätt som Dropbox eller Google Drive. Det bästa med TaxDome Drive är att alla dina data lagras på en server, även om du kan se och interagera med dem; på så sätt tar alla dessa data inte upp dyrbart utrymme på din hårddisk.

Läs mer om hur du konfigurerar och använder TaxDome Drive här.

Mallar

Våra mallar är fördesignade dokument, e-postmeddelanden, formulär, uppgifter och mycket mer. Precis som en ritning används en mall som grund för att skapa mer av samma sak. Mallar snabbar upp processen när du t.ex. skickar ut ett e-postmeddelande eller skapar mappstrukturer, förslag och organisatörer som du kommer att behöva mer än en gång. De är också användbara när du lägger till automatiseringar i pipelines.

Du kan t.ex. ställa in en mall för uppgiften Ring kunden så att en teammedlem ringer kunden så snart ett jobb för dem går in i det första steget av en pipeline. Eller så kan du skapa en förslagsmall som du kommer att använda om och om igen.

Har detta besvarat din fråga? Tack för feedbacken Det uppstod ett problem när du skickade in din feedback. Vänligen försök igen senare.

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss

Relaterade artiklar