Engångsfakturor (grundläggande): Skapa, skicka och ställ in påminnelser

Skicka engångsfakturor till kunder, antingen en i taget eller i stora mängder - och snabba upp processen genom att skapa mallar och använda automatiseringar. Med TaxDome kan du skapa fakturor direkt från dina tidrapporter!

Täckt här:

Webbinarium - Lär dig mer om att få betalt och faktureringsrutiner! Onsdag, 13:00 EST. Registrera dig här

Skapa och skicka engångsfakturor

Engångsfakturor kan skapas och skickas av en företagsägare eller en teammedlem som tilldelats kontot med åtkomsträttigheter för att hantera fakturor.

Du kan skapa fakturor på egen hand eller inkludera dem i dina offerter eller offertmallar.

Det finns tre sätt att skapa och skicka engångsfakturor:

Skapa och skicka en engångsfaktura

Följ dessa steg för att skapa och skicka en engångsfaktura:

1. Klicka på knappen NEW längst upp till vänster och välj sedan Invoice i bildspelet.

2. Ange antingen fakturabeloppet eller välj en mall.

3. Klicka sedan på Skapa för att skapa och skicka fakturan (om inte Schemalägg faktura är aktiverad - i så fall måste du schemalägga fakturan).

Förutom beloppet finns det andra detaljer som du kanske vill inkludera. Kolla in de numrerade punkterna för att se vad du kan lägga till:

1. Länka till jobb: Länka din faktura till ett befintligt jobb för att göra den tillgänglig i din workflow. Klicka på Länka till jobb och välj sedan jobb. När kopplingen är gjord visas avsnittet Jobb och du kan se jobben och de pipelines som de tillhör.

2. Typ av faktura: Välj om du vill skapa en engångsfaktura eller en återkommande faktura.

3. Kontonamn, ID eller E-post: Välj ett konto som fakturan ska skickas till.

4. Fakturamall: Klicka och välj en av de fakturamallar som du har skapat i rullgardinsmenyn. Fakturamallar är särskilt användbara för fakturor som du ofta skickar till kunder.

5. Fakturanummer: Du kan välja ett fakturanummer eller lämna fältet tomt, så kommer TaxDome att generera ett fakturanummer åt dig.

6. Välj betalningssätt: Detta är hur du vill att dina fakturor ska betalas (antingen med kreditkort, bankdebiteringar eller både och). Vi stöder ett antal betalningsmetoder.

7. Datum: Ange datum för fakturan. Du kan utfärda en faktura för det aktuella datumet (som är inställt som standard), samt för alla framtida datum.

8. Teammedlem: Välj den teammedlem som ska ta emot betalningen (som standard tar den person som skapar fakturan emot betalningen).

9. Beskrivning: Lägg till en beskrivning av vad som ingår i fakturan (valfritt).

10, 13. Lägg till kortkod: Inkludera dynamiska data för att individualisera dina fakturor. Du kan använda konto shortcodes baserat på anpassade fält, samt datum shortcodes. Här är mer om shortcodes.

11. Betala fakturan med kundkrediter: Slå på detta alternativ om du vill att fakturan automatiskt ska markeras som betald. Detta alternativ är endast tillgängligt när kunderna har tillräckliga krediter för att betala fakturan.

12. E-posta faktura till kund: Slå på detta om du vill att kunden ska få fakturan via e-post och betala den utan att logga in. E-postmeddelandet kommer att innehålla en betalningslänk. Du kan också lägga till ett eget meddelande i e-postmeddelandet. Om E-postfaktura till kund inte är aktiverat kommer kunderna endast att få fakturan i sin portal.

14. Påminnelser: Växla detta på för att skicka ett e-postmeddelande till kunden om de inte har betalat fakturan inom ett visst antal dagar(mer information nedan).

15. Schemalägg faktura: Schemalägg när fakturan ska skickas ut. Läs mer om schemaläggning av fakturor.

16. Inställningar för QuickBooks: Välj Plats för fakturan som ska skickas till QuickBooks. Kunderna kommer inte att se detta fält.

17. Poster: Specificera de tjänster som utförts och eventuella rabatter som tillämpats.

Varupost: Klicka på Post och välj sedan antingen en befintlig tjänst eller skapa en ny. Fyll i fältet Pris, ange antal tjänster och skatt (här finns mer information om skattesatser i fakturor) och skriv in Beskrivning (valfritt). Välj Klass som ska skickas till QuickBooks (kunderna kommer inte att se det här fältet).
Rabatt: Om du vill lägga till en radpost klickar du på Rabatt och fyller sedan i fältet Pris .

Du kan också redigera samma postfält från sidan Redigera post genom att klicka på de tre punkterna till höger om posten, välja Redigera och sedan klicka på Spara när du är klar med redigeringarna.

18. Sammanfattning:

Delsumma: Detta är summan av beloppen för de tillhandahållna tjänsterna, före skatt.
Skattesats: När moms har lagts till återspeglas det i totalsumman (här kan du läsa mer om moms).

19. Skapa: Klicka för att skicka fakturan.

Skicka en engångsfaktura till flera kunder

Om du vill skicka samma faktura till många kunder går du till Konto > Kunder i den vänstra menyraden, markerar kryssrutorna bredvid de kunder som du vill skicka organisatören till och klickar sedan på Skapa faktura.

Du kan skicka fakturor till kunder vars konton antingen är aktiva eller offline. Du kanske till exempel vill skicka en faktura till offlinekunder om de gör offlinebetalningar, men du vill lagra denna information i din portal.

Här har du samma alternativ som ovan.

Sätta upp fakturapåminnelser

När du skapar en engångsfaktura eller lägger till en Skapa faktura -automatisering, slå på Påminnelser. Då får kunden en påminnelse om fakturan om den inte har betalats inom en viss tidsram; standardantalet dagar är tre, men du kan ändra det:

Dagar till nästa påminnelse: Detta är antalet dagar innan kunden får en påminnelse. Som standard skickas en påminnelse tre dagar efter att en faktura har utfärdats, men du kan ändra det till vad du föredrar.
Antal påminnelser: Detta är antalet påminnelser som skickas till kunden. Som standard får klienten bara ett påminnelsemeddelande, men du kan också ändra detta till vad du föredrar.

Påminnelser stoppas när...

...kunden har inte betalat fakturan, men det fastställda antalet påminnelser har skickats.
...kunden betalade fakturan.

Hur fakturanummer genereras

Om du inte anger något fakturanummer utan lämnar fältet tomt när du skapar en faktura, genereras ett fakturanummer åt dig.

När TaxDome och QuickBooks har synkroniserats matchar fakturanumren i QuickBooks.
När synkroniseringen är klar uppdateras de redigerade fakturanumren automatiskt i QuickBooks.
Varje faktura i ditt företag har ett unikt nummer.
När fakturanummer genereras automatiskt är de sekventiella.
Av nödvändighet finns det inte två fakturanummer som är identiska.

Välja ditt första fakturanummer

Du kan välja det första fakturanumret på TaxDome om du är företagsägare eller administratör. Detta är användbart om ditt företag t.ex. redan har 1 500 fakturor och du inte vill börja med nr 1, eftersom det skulle störa QuickBooks synkronisering.

För att göra detta, gå tillInställningar > Faktura från den vänstra menyraden. Fyll i numret i avsnittet Fakturanumrets ordningsföljd och klicka sedan på Spara. Nu kommer TaxDome att börja numrera fakturor från det angivna numret.

Tips! För att undvika fel med dubblettnummer, vrid på Synkronisera fakturanummer med QuickBooks Online på.

Vad kunderna ser när du skapar engångsfakturor

Din kund kan se och betala engångsfakturor på olika sätt:

Genom att klicka på meddelandet på deras dashboard
Genom att klicka på länken på sidan Fakturor i deras portal
Genom att klicka på länken i deras e-postmeddelande (du behöver inte logga in i kundportalen)

Om du vill se hur TaxDome ser ut ur en kunds synvinkel kan du få tillgång till en skrivskyddad vy av deras portal.