Stora företag (grundläggande): Regelbundna revisionsprocesser

Om du äger eller arbetar på ett stort företag med hundratals eller tusentals kunder har du förmodligen en administratör som regelbundet granskar dina automatiserade processer för att se till att allt går smidigt. Här visar vi vad en administratör regelbundet kan kontrollera och göra.

Tips: Skapa återkommande uppgifter för din administratör för varje revisionsprocess som du vill att de ska utföra.

Täckt här:

• Kontroll av synkronisering av e-post
• Kontroll av kontoinnehavare
• Pipeline-availability check
• Signering-prioritetskontroll

Kontroll av synkronisering av e-post

Alla klienter bör ha e-postsynkronisering aktiverat så att alla e-postmeddelanden som de skickar finns tillgängliga i deras kontoprofil för alla tilldelade teammedlemmar. 

Även om den ansvariga teammedlemmen skulle vara på semester skulle en annan teammedlem fortfarande kunna kontrollera kontots e-post.

Kontrollera att kunderna har e-postsynkronisering aktiverad:

1. Gå till fliken Info i kontoprofilen.
2. Kontrollera att E-postsynkronisering är aktiverat.

Mer information om e-postsynkronisering finns här. 

Kontroll av kontoinnehavare

Teammedlemmar har begränsade möjligheter att göra vad de vill på TaxDome tills de faktiskt har tillgång till ett eller flera konton. Det är därför viktigt att se till att teammedlemmarna har tillgång till de konton och åtkomsträttigheter som de behöver för att utföra sitt arbete.

I allmänhet tilldelas teammedlemmar till konton när nya skapas. Om du behöver tilldela en teammedlem till ett befintligt konto kan du dock göra så här: 

1. Gå till fliken Info i klientkontot och välj sedan underfliken Team .
2. Lägg till teamåtkomst för en eller flera teammedlemmar här.

För mer information om kontoåtkomst, gå till här. 

Om du använder automatiseringen Uppdatera kontoåtkomst i pipelines för att tilldela konton till teammedlemmar bör dessa pipelines kontrolleras regelbundet. Till exempel kan tillfällig personal arbeta med skattedeklarationer under skattesäsongen och behöva läggas till i automatiseringen. 

Pipeline-availability check

A team member doesn’t necessarily have access to a pipeline that contains a job for one of their client accounts; they must be added to the pipeline in the Available to field first. Whenever a firm gets new team members, they should be added to all the pipelines they’ll need access to. 

Here’s how: Open the pipeline you want to add one or more team members to, then add them in the Available to field. For more details, go here.

Tips: När du vill att teammedlemmar ska ha tillgång till en uppgifts- eller jobbmall lägger du till dem i fältet Tilldelade.

Signering-prioritetskontroll

Om du använder e-signatur för skattedeklarationer eller andra dokument som kräver två undertecknare, se till att kunderna har rätt underteckningsprioritet. Detta är särskilt viktigt för nya skattekunder som deklarerar gemensamt. 

1. Gå till fliken Info i klientkontot och klicka sedan på länken Undertecknarprioritet i avsnittet Kontakter .
2. Granska den signerade prioriteten, gör eventuella ändringar och klicka sedan på Skicka.

För mer information om undertecknande av prioritet, gå till här.